Важное срочное. Матрица Эйзенхауэра. Примеры распределения дел

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

1 поле: Важные и безотлагательные дела;
2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
3 поле: Не важные, но срочные дела;
4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение - означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

1 поле: Важные и безотлагательные дела;
2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
3 поле: Не важные, но срочные дела;
4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение - означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы.
Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:

Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
Сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел - не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.

Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром - это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Существует мнение, что этот метод использовал генерал Дуайт Эйзенхауэр.

Он составил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной организации своего времени, и она помогла ему добиться успеха - стать президентом США.

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории

Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий.

А. Важные и срочные . Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Самое подходящее слово для них - «аврал».

Завтра экзамен, а билеты еще не выучены, и приходится в спешном порядке доучивать то, что откладывалось в течение долгого времени на потом.

«Жить надо так, чтобы важные дела не превращались в срочные».

В. Важные и несрочные . Дела этой категории - самые «обиженные», им мы уделяем меньше всего внимания, ведь они несрочные! «Время терпит», - думаем мы про такие дела и откладываем их в долгий ящик. «Экзамен так далеко, целый семестр впереди, можно пока не думать

о подготовке… Ну, до экзамена еще месяц, успею все выучить… Еще целая неделя впереди, время есть…» И постепенно из-за нашего пренебрежения делами категории В они превращаются в дела категории А. И вот уже последняя ночь перед экзаменом, а мы лихорадочно пытаемся запомнить хоть что-то, и в голове крутится: «Эх, надо было раньше начать готовиться!» Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В нужно подходить как к инвестициям, которые необходимо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра.

С. Неважные и срочные . Хитрые дела, которые любят «прикидываться важными». Они ловко маскируются под дела категории А , и им часто удается нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, чем и пользуются задачи категории С. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи и вечной спешки, но почему-то такое положение дел зачастую считается показателем активной работы. А ведь еще в начале XX в. классик научной организации труда Ф. Тейлор заметил, что хорошо организованное предприятие - то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Посмотрите внимательно на свою личную корпорацию «Я». Как обстоят дела у вас?

Д. Неважные и несрочные («мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно по остаточному принципу, иначе они «съедят» весь бюджет нашего времени. Если следовать этому принципу, из поглотителей они вполне могут превратиться в наших помощников.

Взять за правило: «Напишу реферат по экономике, сделаю задание по тайм-менеджменту, и если останется свободное время, поиграю час

в компьютерную игру», и четко ему следовать. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

— проста в использовании;

— позволяет уменьшить число неважных дел;

— помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.

Матрица управления временем Стивена Кови

Стивен Кови был одним из немногих людей планеты, кто знал, как правильно распорядиться каждой минутой времени.

Кови работал над авторской системой тайм-менеджмента в течение нескольких лет, вложив в неё весь практический опыт, что он накопил за сотни, а может быть и тысячи, консультаций бизнесменов и просто деловых людей, кто мечтает выжимать из времени всё. До самой последней капли.

Стивен написал несколько книг по продуктивности. Самая известная «Семь навыков высокоэффективных людей» . В ней описываются привычки, которых нужно придерживаться, чтобы стать более результативным.

Коротко о каждой из привычек:

Будьте проактивны. Изменяйте мир вокруг себя, чтобы создать комфортную среду для достижения целей, самореализации и созидания. Не обращайте внимание на факторы, которые неподвластны вам, например, политика
Начинайте действовать, представляя конечную цель. Любые ваши действия должны быть направлены на достижение этой цели
Составьте матрицу управления временем и отдавайте приоритет важным и одновременно с этим несрочным делам
Действуйте исходя из стратегии Win-Win (выиграл-выиграл).

В любой проблеме всегда 2 стороны (участника). Думайте, как решить её одновременно и наиболее выгодно для всех
Сначала стремитесь понять человека, быть понятым — это дело второй важности. Развивайте эмпатическое слушание — принятие от человека эмоций, чувств, а не только слов. И не забывайте отдавать свои
Стремитесь поймать синергетический эффект. Синергия означает, что целое всегда больше составляющих его частей. Эффект появляется при работе над трудными задачами, а также при работе в команде
Затачивайте пилу. Постоянно улучшайте навыки планирования, коммуникации и эмпатии (сопереживания)

Самый интересный и необычный пункт из вышеперечисленных — это третий пункт: «Матрица времени».

Что такое матрица управления временем и как с ней работать

Матрица — это шаблон, по которому можно определять очерёдность выполнения задач .

Физически матрица представляет собой квадрат, разделённый на 4 более мелких квадрата. По горизонтали измеряется срочность , а по вертикали — важность .

Любое новое дело нужно соотносить с одним из квадратов и в зависимости от выбранного квадрата предпринимать конкретное действие, например, сразу браться за выполнение или откладывать на потом.

Варианты действий с делами

Матрица управления временем Стивена Кови предполагает 4 варианта развития действий.

Если дело срочное и важное , его нужно сделать прямо сейчас. Доля таких дел может доходить до 40-50%. Кови утверждает, что срочные и важные задачи слабо способствуют достижению ваших главных целей. Наличие большого количества таких дел прежде всего говорит об аврале, следовательно, о неправильной организации рабочего времени и низкой личной продуктивности.

Если дело несрочное и важное , то для его выполнения нужно выделить максимальное количество времени, внимания и ресурсов. Именно эти дела приводят вас к поставленным целям, а значит польза от выполнения является максимальной.

Если дело срочное и неважное , нужно его делегировать (поручить). Постарайтесь найти исполнителя, для которого это задание является важным. Таким образом вы сэкономите собственное время.

Если дело несрочное и неважное — не выполняйте его. Иногда психологически трудно отказаться от выполнения, потому как в сознании уже укрепилась мысль, что задачу необходимо завершить. Если же у вас не получается проявить силу воли и перебороть себя — поместите дело в отдельный список «Сделать когда-нибудь».

Как управляться с большим количеством дел, используя матрицу

Скорее всего, вы очень занятой человек и количество ваших дел измеряется десятками.

Пытаться держать их в голове или выписывать на бумагу — контрпродуктивно.

Представляем вам ЛидерТаск — специализированную программу для разбора дел. ЛидерТаск поддерживает методику управления временем Стивен Кови.

Создайте в программе 4 папки (проекта) для работы по матрице времени:

Начинайте наполнять их задачами:

Попробуйте ЛидерТаск для работы по матрице управления временем Кови.

Скачать ЛидерТаск

Матрица Эйзенхауэра (носящая имя 34-го президента США, придумавшего ее) — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей "Важно — Неважно" по горизонтали и "Срочно — не Срочно" по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательства. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и интернет-серфинг.

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней.

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат "Важно и Срочно" будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата "Важно, но не Срочно". Так работают профессионалы!

Вам будет полезно определить насколько эффективно вы проводите свое время, умеете ли Вы устанавливать приоритеты и делегировать обязанности.

Выпишите из Вашего еженедельника/дневника план одного дня. Что Вы сделали, какие задачи
решили, с кем встречались, кто Вам мешал работать, сколько на это ушло времени? Распределите сделанное по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра с указанием затраченного времени.

Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам?

Обработка результатов.

Квадрант I - те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные, и так
и кричат о себе: «Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!».

Что Вы получили?
Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. Может, Вы просто дотянули все дела до последнего предела? Ведь очень может быть, что дела квадранта II, которые тоже важные, но не срочные, стали срочными, поскольку Вы не успели их выполнить в установленные сроки? У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Менеджер, да и просто человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным дамокловым мечом стресса, вызванного непреходящей кризисной ситуацией. У Вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы, подготовить предложения о новом продукте, Ваши друзья, отношениями с которыми Вы так дорожите, забыли, как Вы выглядите. Вы догоняете уходящий поезд, и в один прекрасный момент окажетесь на пустом перроне с разрывом сердца.

Почему?
Вы неправильно расставили приоритеты, не умеете делегировать обязанности, не доверяете
своим сотрудникам, тянете все нагрузки на себе. При таком положении вещей Вам трудно рас-
считывать на повышение, т.к. у Вас нет мнения, видения будущего компании, Вы целиком заняты
важными проблемами сегодняшнего дня.

Что делать?
Научиться делегировать обязанности, воспитывать себе заместителя, дублера, если хотите, который заменит Вас при необходимости. Подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могут выполнять вместо Вас. Пересмотреть лист приоритетов. Перенести центр тяжести Вашей деятельности в квадрант II.

Золотое правило: Кризис легче предотвратить, чем разрешать.

Квадрант II. Важно, но не срочно - прекрасная философия! Если Вам удалось так распределить время, что квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить!

Что Вы получили?
Вы прекрасно умеете «отделять зерна от плевел», концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих проектах. У Вас хорошие деловые отношения с Вашими коллегами, Вам есть к кому обратиться с вопросом и за консультацией, если это потребуется.

Почему?
Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности.
Вы умеете делегировать обязанности и не тратитевремя на решение чужих проблем.

Квадрант III. Неважно, однако срочно? Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы.

Что Вы получили?
Вам не кажется, что Вами затыкают все дыры? Или Вы это так сами устроили? Почему Вы выполняете самую неважную часть работы? Кто за Вас делает все остальное?

Если к тому же второе место по затраченному времени в Вашей матрице занимает квадрант IV, то Вы первый кандидат на увольнение.

Почему?
В силу каких-то причин Вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем Вы сами определили, что для Вас является основным делом, и что - суета сует. Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? У Вас нет ни четких целей, ни планов, как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу. Это похоже на саботаж, причем пострадаете от него прежде всего Вы сами.

Что делать?
Если Вы собираетесь поискать себе другое место работы, подумайте вначале, на какую рекомендацию от Вашего теперешнего руководства Вы можете рассчитывать при таком трудовом энтузиазме? Наверное, целесообразнее привести в порядок дела на настоящем месте работы, чтобы Ваш начальник отпускал Вас со слезами на глазах и обещанием принять, как только Вы захотите вернуться назад. Для этого необходимо «просто» перенести центр тяжести Ваших дел в квадрант II, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Вам отступать некуда, Вы в кризисе, который может закончиться плачевно!

Квадрант IV. Неважные и несрочные дела. За что Вам платят зарплату? Вам не жаль тратить
свою жизнь на выполнение никчемных дел? Комментарии излишни.

«Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные - не самые срочные».
Д. Эйзенхауэр

Предварительный анализ Вашей Матрицы Эйзенхауэра показал, что люди, стремящиеся и добивающиеся успеха, избегают заниматься делами из квадрантов III и IV.

Если большинство Ваших дел оказались в квадрантах I и III, Вам полезно ознакомиться с заметкой: Квадранты I и III

Управление временем (или тайм-менеджмент) – полезное умение, позволяющее не запутаться в бесконечном потоке текущих дел. Одной из самых простых и эффективных методик самоорганизации посредством расстановки приоритетов является матрица Эйзенхауэра.

Родоначальником технологии считается известный американский военный и политический деятель. В середине прошлого века целеустремленность, работоспособность и дисциплинированность позволили полковнику Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру занять пост президента США.

В чём суть технологии?

Определяясь с приоритетностью имеющихся дел, Эйзенхауэр руководствовался двумя критериями – срочностью и важностью. Чтобы представить матрицу наглядно, следует на бумажном листе построить систему координат. Ось Х будет обозначать степень значимости дел, ось У – их срочность. В результате построения должно получиться четыре квадранта.

В верхнем левом углу следует записать все срочные, но малозначимые дела. К таковым относятся задачи категории «форс-мажор». Они, как правило, возникают внезапно, а их выполнение не занимает много времени. Вместе с тем, реализация заданий из этого квадранта не приближает человека к достижению глобальных целей. К неважным срочным делам относятся: починка стиральной машинки, отправка письма, поздравление кого-либо с днём рождения.

Квадрант, образовавшийся в верхнем правом углу, предназначен для значимых задач, требующих скорейшего выполнения. Подобные дела, если их не сделать вовремя, могут стать причиной проблем со здоровьем. Если такие задания касаются работы, от скорости их реализации зависит продвижение по карьерной лестнице, финансовое благополучие. Примеры срочных важных дел: подготовка презентации, защита дипломной работы, поход к врачу с острой болью.

В нижнем правом квадранте должны оказаться значимые задачи, требующие неспешного выполнения. Несмотря на то, что такие дела не к спеху, работать над их реализацией необходимо систематически. Если этого не делать, спустя какое-то время они перекочуют из несрочной категории в срочную. Специалисты по тайм-менеджменту советуют вписывать в этот квадрант все занятия, повышающие качество жизни человека, а также способствующие саморазвитию. К таковым относятся: спортивные тренировки, образовательные курсы, регулярные медицинские обследования.

Нижний левый квадрант – удел «потешных» дел. Выполнение заданий, вписанных в этом углу, не приносит никакой практической пользы, однако доставляет эмоциональное удовлетворение. Если же поддаться соблазну, сконцентрировавшись на реализации занятий данного сегмента, вскоре выяснится, что на остальные, более важные вещи не хватает времени. В тайм-менеджменте всё, что отвлекает от выполнения основных задач, принято называть хронофагами. К «пожирателям времени» относятся: просмотр телевизора, зависание в социальных сетях, болтовня по телефону.

Как правильно применять технологию?

Матрица приоритетов Эйзенхауэра – не только инструмент планирования, но и своеобразный тест. Анализ наполнения каждого квадранта даёт представление о том, насколько рационально человек использует время. Большое число задач в верхнем левом сегменте (срочные/неважные) свидетельствует об отсутствии умения отделять главное от второстепенного. На практике это выливается в постоянную занятость без видимой отдачи. Консультанты по тайм-менеджменту рекомендуют таким работникам уделять меньше внимания сиюминутным проблемам, краткосрочным целям и другим несущественным мелочам.

Матрица Эйзенхауэра с преобладающим числом записей в верхнем правом квадранте (срочные/важные) указывает на неумение работника распределять нагрузку или его неспособность придерживаться составленного ранее плана. Последнее, как правило, происходит, когда человек неадекватно оценивает свои возможности. Например, он отводит на подготовку доклада 2–3 часа, а в реальность тратит весь рабочий день. В итоге все оставшиеся запланированные задачи он вынужден переносить на завтра. А далее незавершённые дела накапливаются, как снежный ком, и, наконец, наступает момент, когда делать всё надо впопыхах на последней минуте.

Лучше всех с задачей оптимизации времени справляется работник, у которого в матрице доминирует нижний правый угол (несрочные/важные). Умение правильно расставлять приоритеты, планировать и адекватно рассчитывать силы позволяет ему работать на перспективу, то есть не только быть занятым, но и получать дивиденды от своих трудов. Таких людей работодатели характеризуют как организованных, ответственных и пунктуальных. Высокая оценка в глазах начальства, естественно, влияет на карьерное продвижение.

Больше всего задач оказалось в нижнем левом углу? Повестка дня, заполненная в основном несрочными/неважными делами, сигнализирует о том, что пора разобраться с «пожирателями времени». В тайм-менеджменте зловредной признаётся любая неэффективная деятельность. Хронофагом может быть, например, хобби, отнимающее слишком много времени. Если увлечение (даже очень полезное) перестаёт быть занятием на досуге, мешает основному виду деятельности, его необходимо поместить во временные рамки и строго следить за соблюдением отведённого лимита.

Как исправить ситуацию?

Если матрица Эйзенхауэра выявила проблемы планирования и расстановки приоритетов, необходимо задействовать и другие инструменты тайм-менеджмента. Например, рекомендуется практиковать постановку долгосрочных целей, разделять большие задачи на малые, беспощадно бороться с хронофагами.

Оптимизировать временные затраты помогут и следующие практические советы, касающиеся матрицы Эйзенхауэра:

Число задач в сегменте «срочно и важно» необходимо свести до минимума – одной-двух.
Если нерешённых проблем накопилось много, часть полномочий можно делегировать другим сотрудникам.
Концентрировать внимание необходимо на участке «важно и не срочно»: там должно быть больше всего заданий.
Расписывая сроки на выполнение задач, надо адекватно оценивать временные затраты.
Необходимо стремиться к тому, чтобы раздел «не важно и не срочно» был пустым.

Если причина неэффективности кроется в хронофагах, их следует найти и обезвредить. В данном случае пригодится такой инструмент как ведение хронометража дня. Обязательным условием на работе и в быту должно стать выполнение одного дела за один раз. Нельзя откладывать большие задачи на потом: их необходимо делать каждый день понемногу. Ещё одна ценная способность, позволяющая долго и плодотворно трудиться, – умение отдыхать.

Выходные дни можно посвятить увлечениям или саморазвитию, например, прочитать одну из этих книг:

Аллен Дэвид. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса.
Архангельский Глеб. Тайм-драйв: как успевать жить и работать.
Гений Анатолий. Высокоэффективный тайм-менеджмент по Матрице Эйзенхауэра.
Зайверт Лотар. Ваше время – в Ваших руках.
Лидс Реджина. Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове.
Фьоре Нейл. Лёгкий способ перестать откладывать дела на потом.

Здравствуйте, мой дорогой читатель. Занявшись планированием, вы можете столкнуться с такой проблемой, как незнание правил выделения важных и срочных дел. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов станет отличным помощником в таком начинании.

Как она работает? Каким правилам придерживаться, используя такое творение? Ответы на эти и другие вопросы можно найти в представленном обзоре.

Планирование – основа жизни успешного человека

Жизнь любого человека идет своим чередом, однако, современному жителю планеты приходится не просто. «Успеть сделать и не оставить на завтра…» — такой девиз большинства людей. Почему это происходит? Все дело в том, что большинство из нас, следуя модным тенденциям, вынуждены работать много времени, ставить перед собой кучу задач. В результате этого мы находимся в постоянном напряжении. Нас мучают вопросы: «За что хвататься?», «Как справиться с этим завалом?» Развивается нервозность, плавно перерастающая в апатию. А все из-за чего? Нет навыков тайм менеждмента.

При неправильном планировании происходит эффект снежного кома, когда невыполненные вчерашние обязательства переносятся на сегодня, но не успевают быть выполнены из-за отсутствия свободного времени.

Как избежать этого? Ответ очевиден: научиться грамотно планировать свою деятельность относительно денег. Справиться с этим не сложно, достаточно запомнить несколько принципов тайм менеджмента и начать применять их на практике:

фиксировать задачи;
разбивать крупные задачи на более мелкие, осуществимые;
подходить к планированию осознанно, учитывать всевозможные обстоятельства (если вы мама маленького ребенка, то распланировать свой день посекундно у вас не получится, так как кроха требует особого внимания).

Что касается этого пункта, то нельзя забывать о своем здоровье, а именно, включать в расписание обеды (не 15 минут, как мы привыкли, а полноценные 60 минут). Пусть лучше у вас останется немного свободного времени, чем вы будете торопиться и бояться не успеть на следующее мероприятие или выполнить следующую задачу.

Постоянно практиковаться . Почему я говорю об этом? Потому что в первый раз у вас может не получиться выполнить все планы и вы можете разочароваться в работоспособности данной системы. Чтобы избежать этого, не загружайте один день более чем 9 делами (это могут быть и важные звонки, походы в магазин и т.д.).

В момент распределения дел важно не завалить себя работой, а составить день так, чтобы он оказался эффективным, и еще осталось время на семью или саморазвитие. Кстати, это одна из проблем, с которой сталкиваются люди, начинающие заниматься планированием.

Вот образец первого плана одного человека:

Довязать кофту.
Написать обзор.
Приготовить ужин.
Провести генеральную уборку.
Отвезти кота в ветеринарную клинику.

Как вы думаете, сколько дел он успел выполнить? Всего два (ужин и кот). А как же еще 3? Они остались на следующий день. В чем его ошибка? Он не рассчитал время, не учел сложность, важность и срочность поставленных задач. Как же тогда быть? Как выбрать важное дело? Запомните этот пример и не повторяйте таких ошибок, а также, читайте дальше, ведь там самое интересное.

Расстановка приоритетов – половина успеха

Здесь на помощь приходит уникальный инструмент системы тайм менеджмента, названный в честь своего создателя – матрица Эйзенхауэра. Этот инструмент представляет собой график, выполненный на плоскости, в котором за оси абсцисс и ординат приняты важность и срочность. Взглянув на матрицу, можно заметить картезианские квадраты, которые означают следующее:

неважно и не срочно — квадрат растрат (просмотр электронной почты, компьютерные игры и т.д.);
неважно, но срочно - квадрат иллюзий (телефонный звонок, неожиданный визит гостей);
важно, но не срочно - квадрат потенциала (долгосрочная цель – построить дом);
важно и срочно - квадрат результата (скорая неотложная помощь, составление презентации к завтрашнему выступлению).

Запомните: те дела, которые находятся в категории «важно, но не срочно» нужно выполнять своевременно, в противном случае, они легко перенесутся в категорию аврала, а это происходит в самый неподходящий момент.

Теперь, чтобы вы смогли правильно расставить приоритеты, придется потрудиться (нужно проанализировать свое положение дел на данном жизненном этапе). Для этого возьмите лист бумаги и запишите все задачи, дела, которые вам предстоит выполнить. Не торопитесь, тщательно прописывайте все, даже мелочи такие, как позвонить маме, купить рыбу и т.д.

Если у вас слишком много дел попало в раздел «Результат», значит, вы находитесь на грани истощения, нервозность – ваше второе «Я». Просите помощи знакомых, родных и коллег, мотивируйте себя, избавляйтесь от этих «хвостов», но не забывайте о квадрате потенциала.

Когда дело сделано, нужно отложить листок в сторону и отдохнуть, хотя бы пять минут, чтобы дать мозгу отдохнуть и не заниматься планированием в напряженном состоянии. После этого взгляните на записи и попробуйте распределить их по категориям . Сделали?

Теперь осталось продумать день, а для этого воспользуйтесь следующими советами:

Составляя план на день, учитывайте перерывы (не лишайте себя отдыха, иначе система тайм менеджмента покажется вам неэффективной).
Определите пик своей активности (у большинства из нас это утро).
Ставьте дела из категории результата в момент пика активности, но они не должны занимать более чем 60% вашего времени.
На задачи из категорий потенциала и иллюзий оставляйте по 20% времени.
К заданиям, занесенным в категорию растрат, подходите только в свободное время. Кстати, этот совет поможет вам избавиться от пожирателей времени , которые так мешают развиваться и заниматься любимым делом.
Если вам удобен электронный вариант, то можете составлять свой план в excel (создав шаблон один раз, вы сможете корректировать его постоянно).
Не растрачивайте себя (выполняйте срочные дела поочередно).
Будьте внимательны, старайтесь находиться в категории потенциала, лишь иногда посещая «Результат» и тогда жить станет намного проще.

Дополнительные полезные советы вы сможете получить, если посетите тренинг Сергея Всехсвятского «Школа ускорения личностного роста». Во время обучения автор дает много жизненных примеров, позволяющих понять важность планирования, учит отделять важные дела от срочных и т.д.

Остались вопросы, касающиеся матрицы Эйзенхауэра? Скорее задавайте их мне. Как это сделать? Все довольно просто: заполните форму для комментариев, размещенную под обзором и ожидайте моего ответа.

Напоминаю, что вы можете делиться со своими друзьями и знакомыми полученной информацией. Для этого достаточно выбрать клавиши с изображением тех социальных сетей, в которых у вас есть аккаунты, и кликать по ним. Поверьте, ваши подписчики будут благодарны за предоставленные возможности.

На этом я прощаюсь с вами. Буду рада увидеть ваш комментарий. Надеюсь на скорую встречу с вами на просторах блога.

С уважением, Елена Изотова.

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрицаЭйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — онпомогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:

срочные и важные;
важные, но не срочные;
срочные, но не важные;
не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.

Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.

Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.